Každý podnikateľ vie, že väčšinu dokumentov, ktoré vznikajú z jeho činnosti, nesmie ihneď vyradiť a zlikvidovať. Množstvo dokumentov je potrebné určitý čas archivovať a skladovať. Ako dlho? Závisí to od toho, do ktorej kategórie pôvodcov registratúry podnikateľ patrí a tiež od toho, či z jeho činnosti vznikajú záznamy s trvalou dokumentárnou hodnotou. Vzniká vám povinnosť archivovať dokumenty? Mali by ste vedieť, ako na to.
Ako archivovať a skladovať dokumenty
Najlepší spôsob, ako uskladňovať dokumenty, sú označené fascikle. Na rovnaké druhy dokumentov používajte vždy jeden fascikel, ktorý si riadne označíte. Ak už do fasciklov nebudete žiadne dokumenty zakladať, napríklad ak ide o staršie fascikle z minulých rokov, je vhodné uložiť ich do škatúľ a do registratúrneho strediska. Vaše registratúrne stredisko, teda miesto, kde uschovávate dokumenty, musí spĺňať niekoľko podmienok:
- nesmie sa nachádzať na mieste, kde je zvýšené riziko požiarov, povodní a pod.
- musí byť chránené proti odcudzeniu bezpečnostnou zámkou
- v priestoroch, kde dokumenty skladujete, je zákaz fajčiť a manipulovať s otvoreným ohňom
- priestor musí byť vybavený hasiacim prístrojom, ktorého použitie minimalizuje poškodenie archivovaných dokumentov
- v priestore nesmú byť rozvody vody a kúrenia
- dokumenty musia byť chránené pred teplom, vlhkosťou, prašnosťou a pod.
Nemáte takýto priestor na skladovanie k dispozícii? Vyriešiť to môžu sklady na prenájom.
Skladovanie dokumentov v skladoch na prenájom
Využiť sklady na prenájom je vhodné najmä v prípade, ak ide o dokumenty, ktoré už nepotrebujete mať poruke, no stále ste povinný ich archivovať. Ak by ste si chceli vybudovať vlastné registratúrne stredisko, potrebovali by ste na to značné investície. Či už do priestorov alebo do samotného vybavenia v podobe regálových systémov.
Prečo Makcbox selfstorage?
Ak sídlite na východnom Slovensku, využite naše sklady na prenájom v Košiciach. Prečo skladovať u nás, v Makcbox selfstorage? Ponúkame bezpečné, monitorované a poistené priestory, kde budú vaše dokumenty uskladnené v optimálnych podmienkach.
Samozrejmosťou je celoročne stála teplota, či možnosť výberu vhodnej veľkosti skladu. Dokumenty, ale v prípade potreby aj iné položky, u nás skladujete za mimoriadne výhodné ceny. A to či už využijete krátkodobý alebo dlhodobý prenájom skladov.
Príďte si prezrieť naše skladové priestory a ušetrite tak miesto vo svojej kancelárii, ale aj investície, potrebné na vlastné skladové priestory!
